1. Base Wework
Base Wework là một công cụ quản lý công việc được phát triển tại Việt Nam, với các tính năng không thua kém gì các giải pháp quốc tế. Tại Việt Nam, Base Wework được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực khác nhau như Biti’s, VietinBank, Ubofood, chuỗi nhà hàng Golden Gate, Trường Quản lý Khách sạn Việt Úc, Tomorrow Marketers, Yeah1 Group, Lữ hành Nam Cường, CTCP Tập đoàn Ecopark (VIHAJICO), Novaland, BIDGroup, Long Biên Group, PECC1,…
Base Wework phát triển bộ tính năng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp có thể quản lý công việc trong cả hai môi trường: làm việc theo dự án và làm việc theo phòng ban.
Dưới vai trò một phần mềm quản lý dự án, Base Wework là một công cụ linh hoạt cho phép cộng tác và quản lý trên mọi loại hình dự án, mọi lúc mọi nơi kể cả từ xa. Cùng với khả năng tích hợp mạnh mẽ, Base Wework trở thành phần mềm được ưu tiên lựa chọn hàng đầu bởi các nhà quản lý.
Ưu điểm:
Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái công việc: Base Wework cho phép quản lý dự án linh hoạt với các giao diện: kanban, gantt chart, to-do list. Phần này rất quan trọng bởi các dự án đặc thù sẽ phù hợp với các giao diện quản lý khác nhau, ví dụ như các dự án thi công – xây dựng thường ưu tiên gantt chart. Các công việc trong dự án thường được gắn với các cột mốc (milestone) cụ thể để tiện cập nhật tiến độ và làm báo cáo. Bạn có thể thiết lập một template dự án mẫu và nhân bản chúng khi cần.
Cộng tác: Bên cạnh các tính năng cơ bản như tạo việc, giao việc, lên lịch, đánh dấu ưu tiên, chat và bình luận trong từng công việc, dùng thẻ @ để nhắc tên thành viên, điểm đặc biệt của Base Wework là có tích hợp sẵn với Base Message, người dùng có thể chat ngay trên hệ thống mà không cần sử dụng một ứng dụng khác cho nhu cầu này.
Báo cáo: Báo cáo dự án trong Base Wework được phát triển khá đầy đủ, gồm có báo cáo tiến độ, workload và hiệu suất làm việc của nhân sự, tỷ lệ phần trăm các công việc theo trạng thái… giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời. Đặc biệt, báo cáo ma trận Eisenhower đánh giá được tầm quan trọng và tính cấp thiết của các đầu việc trong dự án.
Khả năng tích hợp: Để giúp người dùng không cần dịch chuyển qua lại giữa các công cụ làm việc khác nhau, Base Wework có hệ thống APIs mở, tích hợp hầu hết các công cụ làm việc cần thiết như Email, Drive, Microsoft, Calendar, Base Apps…
Phân quyền sử dụng: Cũng như các phần mềm quốc tế, Base Wework phân quyền sử dụng chặt chẽ giữa hai vai trò người quản lý dự án và thành viên. Đặc biệt, phần mềm cho phép tạo tài khoản khách (guest) với một số quyền hạn nhất định, hỗ trợ các dự án cần làm việc với đối tác hoặc nhân sự ngoài.
Chi phí sử dụng: Ưu điểm lớn nhất của Base Wework là chi phí sử dụng rất Việt Nam so với các tính năng ưu việt đạt chất lượng quốc tế. Gói Starter của Base Wework cho phép tối đa 30 tài khoản, được sử dụng đầy đủ các tính năng, với chi phí chỉ là 1,000,000 VND/ tháng, tương đương 1.4$/ người dùng/ tháng.
Đặc biệt, khi sử dụng Wework, doanh nghiệp sẽ có đội ngũ hỗ trợ demo trải nghiệm và triển khai trực tiếp ngay tại Việt Nam. Đây là yếu tố cần thiết nhưng các sản phẩm quốc tế chưa đáp ứng được ở thị trường Việt.
2. Microsoft Project
Microsoft Project (MS Project) là một phần mềm quản lý dự án với nhiều tính năng mạnh mẽ, hỗ trợ người dùng trong suốt quá trình triển khai và thực thi dự án. Điểm nổi bật của MS Project là khả năng xử lý tất cả các tác vụ trong dự án bằng nhiều module khác nhau: từ lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ cho tới các “ngách” chuyên môn hơn là quản lý danh mục đầu tư và quản lý tài chính.
Ưu điểm:
Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái công việc: MS Project cho phép linh hoạt điều chỉnh kế hoạch phù hợp với các ràng buộc giới hạn về tài nguyên của dự án (thời gian, chi phí, con người,…) Phần mềm hỗ trợ đa giao diện như dạng lưới, Kanban, Gantt chart,… giúp người dùng có được cái nhìn trực quan nhất.
Cộng tác: Khi sử dụng MS Project, các thành viên có thể dễ dàng trao đổi thông tin và chia sẻ dữ liệu, thậm chí sử dụng một không gian cộng tác khác là Microsoft Teams. Hệ thống được trang bị sẵn các công cụ hiển thị và phân tích dữ liệu trong bảng tính để hỗ trợ việc trình bày thông tin cho các thành viên khác.
Báo cáo: Việc trích xuất và in báo cáo trên MS Project được thực hiện hoàn toàn tự động. Các báo cáo hỗ trợ khá đa dạng như báo cáo tổng quan, tiến độ, lịch trình, việc sử dụng tài nguyên,… tuy nhiên người dùng bị hạn chế can thiệp vào một số trường thông tin như ghi chú hay trên các cột.
Khả năng tích hợp: MS Project có khả năng tích hợp với tất cả phần mềm thuộc “hệ sinh thái” Microsoft. Bạn có thể gửi email bằng Outlook, lên lịch cuộc họp trong Calendar, vào Microsoft Teams hoặc Yammer để trò chuyện, hoặc dùng Skype cho cuộc gọi điện video,… Power Bi Pro cũng có thể được tích hợp để hiển thị trực quan các báo cáo.
Nhược điểm:
Chi phí sử dụng: Để sử dụng MS Project, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai theo 2 hình thức: (1) cloud-based (trên nền điện toán đám mây) hoặc (2) on-premise (triển khai tại chỗ). Giải pháp cloud-based có các gói với chi phí khá cao: Essentials có giá $7/tài khoản, Professional có giá $30/tài khoản/tháng và Premium có giá $55/tài khoản/tháng. Đối với các giải pháp on-premise, bạn cần chi trả tới $589,99 cho gói Standard và gấp đôi số tiền đó cho gói Professional, đồng thời vẫn phải trả thêm phí hỗ trợ và bảo trì định kỳ cho nhà cung cấp.
3. Wrike
Wrike cũng là một giải pháp quản lý dự án với nhiều tính năng cao cấp và khả năng tích hợp mạnh mẽ, giúp thay thế email và hầu hết công cụ làm việc khác. Phiên bản miễn phí của Wrike cũng là lựa chọn hàng đầu cho những team nhỏ hoặc các start-up không có nhiều kinh phí.
Ưu điểm:
Cộng tác: Giống như Asana, Wrike cũng có đầy đủ các tính năng như tạo việc, giao việc, bình luận, tag tên, khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án… Wrike còn có thể cộng tác nhanh hơn nữa với tính năng Chỉnh sửa trực tuyến (Live Editing) với các tài liệu đính kèm, tạo công việc trực tiếp qua email chỉ bằng một cú nhấp chuột…
Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái: Wrike quản lý thời gian của từng đầu việc rất sát sao, có nhiều tuỳ chọn khi đặt thời hạn cho công việc, ví dụ như đặt thời hạn công việc theo backlog (khoảng thời gian), theo deadline (công việc sẽ hoàn tất vào một ngày cụ thể), hoặc theo milestone (bao giờ phải xong bao nhiêu % công việc)… Bên cạnh đó, với các chế độ xem dự án theo biểu đồ Gantt, theo Workload của từng nhân sự, Wrike giúp nhà quản lý tối ưu nguồn lực vô cùng hiệu quả.
Báo cáo theo thời gian thực: đối với phiên bản trả phí, Wrike có thể xuất biểu đồ báo cáo thời gian thực, tuỳ chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý, bạn có thể yêu cầu báo cáo theo dự án hoặc công việc, với bộ lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc theo tên thành viên…
Phân quyền sử dụng: Wrike cho phép phân các quyền sử dụng cơ bản ở bản miễn phí (như quyền truy cập bảng quản trị, quyền cài đặt ngày làm việc và ngày nghỉ, quyền xoá tài khoản thành viên…). Tuy nhiên một số quyền nâng cao như quyền tạo, sửa và tuỳ chỉnh Workflow, quyền xem lịch làm việc của người khác,… thì chỉ có phiên bản trả phí.
Nhược điểm:
Chi phí sử dụng: Wrike miễn phí cho 5 người dùng với những tính năng cơ bản, như quản lý tác vụ, chia sẻ tài liệu, khả năng tích hợp với Google Drive, Dropbox, Office365. Với bản miễn phí này, người dùng chỉ có 2Gb dung lượng lưu trữ. Với phiên bản Professional dành cho nhóm 5 – 15 người, mức phí $9.8/ người dùng/ tháng, Wrike sẽ mở thêm các tính năng Gantt chart, tăng dung lượng lưu trữ lên 5Gb, và khả năng tích hợp nâng cao với Microsoft Project, Excel, RSS. Với các tính năng ưu việt hơn nữa như tuỳ chỉnh workflow, báo cáo theo thời gian thực, phân tích và dự báo… thì chỉ có ở gói Business, với mức giá 24.8$/ người dùng/ tháng. Một mức giá khá cao để được sử dụng trọn vẹn phần mềm ưu việt này.
