Có thể nói rằng mail server là bưu điện kỹ thuật số. Đó là một máy hoặc ứng dụng chịu trách nhiệm xử lý thư. Nói cách khác, một mail server hay còn gọi là máy chủ email, chịu trách nhiệm nhận và gửi email – đây chính là chức năng của nó.
Vì vậy, khi bạn gửi một email, thông điệp của bạn thường đi qua một loạt các email server cho đến khi nó đến tay người nhận.
Quá trình này rất nhanh chóng và hiệu quả, trông có vẻ đơn giản, nhưng có rất nhiều sự phức tạp đằng sau việc gửi và nhận email.
Mail server
Để tránh nhầm lẫn, điều quan trọng là phải biết rõ rằng thuật ngữ mail server có thể có các ý nghĩa khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh. Đôi khi, email server có thể mang nghĩa là một máy tính hoặc cỗ máy có hệ thống hoàn chỉnh, bao gồm một số service hoặc ứng dụng.
Vào những lúc khác, thuật ngữ email server có thể được sử dụng như từ đồng nghĩa cho một số dịch vụ hoặc ứng dụng loại này.
Trong bài viết này, Viettelco sẽ nói nhiều hơn về các chủ đề sau:
- Các loại mail server
- SMTP
- POP3
- IMAP
- Quá trình gửi email diễn ra như thế nào?
- Bảo mật email
1. Các loại mail server: Máy chủ đi và đến
Khi sử dụng thuật ngữ email server theo nghĩa dịch vụ hoặc ứng dụng, có thể tách email server thành 2 loại chính: Email server đi và email server đến.
2. SMTP, POP3 và IMAP
Email server gửi được gọi là SMTP server (Simple Mail Transfer Protocol).
Mặt khác, các email server đến được biết đến với những từ viết tắt POP3 (Post Office Protocol) và IMAP (Internet Message Access Protocol).
Vậy sự khác biệt chính giữa IMAP và POP3 là gì. Với IMAP, email được lưu trữ trên chính máy chủ. Trong khi với POP3, email thường được lưu trên thiết bị, tức là trên máy tính hoặc điện thoại di động. Nói chung, IMAP phức tạp và linh hoạt hơn POP3.
3. Quy trình gửi email
Việc gửi và nhận email phức tạp hơn bạn nghĩ
Để dễ hiểu, bài viết sẽ mô tả từng bước cơ bản của quy trình gửi email. Đây là một phiên bản rất đơn giản, nhưng nó cho phép bạn hiểu cách gửi và chuyển email.
Bước 1: Kết nối với SMTP server
Khi bạn gửi email, nền tảng hoặc dịch vụ email, chẳng hạn như G Suite, Exchange, Office 365 và Zimbra, sẽ kết nối với SMTP server. SMTP server đó được kết nối với domain của bạn và có địa chỉ cụ thể, chẳng hạn như smtp.gatefy.com hoặc smtp.example.com.
Ở giai đoạn này, dịch vụ email sẽ cung cấp cho SMTP server một số thông tin quan trọng, chẳng hạn như địa chỉ email của bạn, nội dung thư và địa chỉ email của người nhận.
Bước 2: Xử lý domain của người nhận
Bây giờ, SMTP server sẽ xác định và xử lý địa chỉ email của người nhận. Nếu bạn đang gửi email cho người khác trong công ty của mình, tức là đến cùng một domain, mail sẽ được chuyển hướng đến IMAP hoặc POP3 server.
Nếu bạn đang gửi mail cho một công ty khác, SMTP server sẽ cần giao tiếp với email server của công ty đó.
Bước 3: Xác định IP của người nhận
Ở giai đoạn này, SMTP server của bạn sẽ cần kết nối với DNS (Domain Name System) để tìm máy chủ của người nhận.
DNS hoạt động giống như một hệ thống dịch thuật. Về cơ bản, nó sẽ giúp chuyển domain của người nhận thành địa chỉ IP.
SMTP cần IP để thực hiện chức năng của nó một cách chính xác, do đó có thể chuyển thư trực tiếp đến máy chủ của người nhận.
Bước 4: Chuyển email
Tuy nhiên, không phải mọi thứ đều đơn giản như vẻ bề ngoài. Nói chung, email của bạn sẽ đi qua các SMTP server không liên quan khác nhau cho đến khi nó đến SMTP server của người nhận.
Khi nhận được email, SMTP server của người nhận sẽ kiểm tra thư và sau đó chuyển nó đến MAP hoặc POP3 server. Sau đó, email đi vào hàng đợi, được xử lý cho đến khi người nhận có thể truy cập. Sau đó, người nhận có thể đọc email.
Bây giờ, bạn đã biết những điều cơ bản về mail server đến và đi. Tuy nhiên, còn một thứ rất quan trọng cần đề cập. Đó là bảo mật email.
5. Bảo mật email
Bảo mật email có vấn đề mà doanh nghiệp cần lưu tâm
Việc gửi và nhận email liên quan đến nhiều quy trình, giao thức khác nhau và rất phức tạp.
Trên thực tế, email là vật trung gian chính cho các cuộc tấn công mạng. Đây là cách được bọn tội phạm và kẻ tấn công sử dụng nhiều nhất để thực hiện những trò gian lận và lừa đảo.
Điều đó có nghĩa là, nếu bạn có một doanh nghiệp và muốn giữ cho nó không gặp phải các mối đe dọa, bạn cần phải cẩn thận trong việc bảo vệ email. Cần phải xem xét một số khía cạnh trong việc bảo mật email của doanh nghiệp, từ việc tạo các chính sách nội bộ cho việc sử dụng email đến áp dụng các giải pháp bảo vệ.