Ngày nay, đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, Email là dịch vụ quan trọng không thể thiếu đối với nhu cầu liên lạc, trao đổi thông tin. Ngoài mong muốn sử dụng mọi nơi, mọi lúc, trên mọi thiết bị như máy tính để bàn, laptop, smartphone…rất nhiều cá nhân, tổ chức còn có nhu cầu sử dụng những tính năng hiện đại, phức tạp để kiểm soát hệ thống email, nơi được coi là trung tâm thông tin liên lạc số trên Internet của doanh nghiệp.
1. Mail server là gì?
Mail Server hay Email Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên miền của doanh nghiệp dùng để gửi và nhận thư điện tử. Bên cạnh tính năng lưu trữ và sắp xếp các Email trên internet, Mail Server là một giao thức chuyên nghiệp để giao tiếp thư tín, quản lý và truyền thông nội bộ, giao dịch thương mại… Không chỉ thao tác với tốc độ nhanh chóng và ổn định, Mail Server còn đảm bảo tính an toàn với khả năng khôi phục dữ liệu cao.
Mail Server cơ bản vẫn là Dedicated Server (máy chủ riêng) hay máy chủ ảo (Cloud server) được cấu hình để biến thành một cỗ máy gửi và nhận thư điện tử. Nó cũng có đầy đủ các thông số như một Server bình thường như Ram, CPU, Storage,… ngoài ra, nó còn có các thông số khác liên quan đến yếu tố Email như số lượng tài khoản Email, Email fowarder, Mail list,…
2. Tại sao nên sử dụng clouds server?
+ Giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp nhờ Email tên miền riêng.
+ Có thể kiểm tra Email mọi lúc mọi nơi và trên mọi trình duyệt Mail
+ Có khả năng tùy biến chức năng và thông số cho mỗi User
+ Không gian lưu trữ riêng, bất khả xâm phạm
+ Khả năng bảo mật cao nhờ trang bị chứng chỉ SSL
+ Ngăn chặn việc vô cớ bị vào Blacklist nhờ sử dụng IP riêng
+ Hỗ trợ tính năng Forward Email khi cài đặt Email Offline
+ Có khả năng thiết lập dung lượng tối đa cho mỗi Email
+ Giải quyết được các vấn đề như spam, virus, không check được Webmail, không kiểm soát được nội dung,…
+ Người quản lý có khả năng kiểm soát được nội dung Email của nhân viên.
3. Các giải pháp mail server phổ biến và tin dùng hiện nay:
+ Microsoft Exchange là sản phẩm mail server của hãng Microsoft dành riêng cho doanh nghiệp. Sản phẩm này được xây dựng dựa trên nền tảng hợp tác với phần mềm Microsoft, vì vậy chúng có rất nhiều tính năng nổi bật. Tuy nhiên chi phí để đưa Microsoft Exchange vào hoạt động là không nhỏ. Người dùng sẽ mất một khoản phí xây dựng và quản lý doanh nghiệp. Để công việc này được xây dựng thành công đòi hỏi người dùng phải sở hữu một cấu hình server cực mạnh và phải trả phí bản quyền (khoảng $20.000) cho hãng Microsoft. Ngoài ra, khách hàng phải có khả năng quản lý khi thực hiện giải pháp email server cho doanh nghiệp này bởi chúng rất hay phát sinh lỗi.
+ Zimbra được xây dựng dựa trên các mã nguồn mở. Giải pháp này cung cấp một hệ thống thư điện tử hoàn chỉnh gồm mail server và mail client. Chúng có thể chạy dễ dàng trên rất nhiều hệ điều hành khác nhau như: Windows, Linux, Mac,… Cho dù đây là một giải pháp mail cho doanh nghiệp khá ổn định, tuy nhiên nó lại không có nhiều tính năng nổi trội như 2 giải pháp trên.Giải pháp Zimbra mail server có các ưu điểm như sau: Mức độ tin cậy cao, tốc độ nhanh chóng, hiệu quả về chi phí, khả năng mở rộng, tính bảo mật cao.
+ MDaemon là một mail server mạnh, cạnh tranh trực tiếp với mail Microsoft exchange. Tuy nhiên mức giá thành của mail server này lại rẻ hơn so với Microsoft exchange. Khi sử dụng Mdaemon, bạn cần phải triển khai một máy chủ (server) và địa chỉ IP riêng. Mdaemon được thiết kế dựa trên ý tưởng sử dụng dial-up và các kết nối trực tiếp với những đặc điểm nổi trội như: thiết kế thân thiện, khả năng quản lý lớn, chi phí chỉ bằng 1/2 chi phí cho Microsoft Exchange.
+ G Suite hay còn có tên gọi khác trước đây là Google Apps for Work là một dịch vụ của Google, đây là một giải pháp tổng thể cho công việc văn phòng của doanh nghiệp, trong đó tích hợp rất nhiều tính năng khác nhau như Google Sheets, Googles Docs, Google Drive, Googe+, Calendar, Hangouts, và đặc biệt là Email theo tên miền riêng dành cho doanh nghiệp. Hệ thống Email doanh nghiệp trong gói G Suite được xem là có nhiều tính năng vượt trội như Email thông minh, dung lượng lớn, bộ lọc spam hiệu quả, quản lý và phân quyền người dùng, biên tập, lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến nhanh chóng đồng thời tương thích với mọi thiết bị PC, điện thoại hay máy tính bảng.G Suite là một trong số các dịch vụ được thiết kế riêng dành cho doanh nghiệp với tính ổn định cao, trong đó Email doanh nghiệp là trọng tâm chính của dịch vụ. So với Gmail thông thường, với G Suite, bạn nhận được một số dịch vụ bổ sung cấp doanh nghiệp được Google phát triển.
4. Lựa chọn cloud server cho giải pháp email:
Dịch vụ email theo tên miền riêng là sự kết hợp giữa nền tảng máy chủ Cloud server, giải pháp phần mềm quản lý Mail Server và giải pháp SMTP ưu việt nhằm mang lại hiệu quả cao nhất cho người dùng. Với nền tảng máy chủ Cloud sử dụng công nghệ ảo hóa KVM đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định 24/24, thời gian uptime lên tới 99%. Dữ liệu của khách hàng luôn được đảm bảo an toàn ở mức độ cao, tốc độ xử lý được tối ưu hơn nhiều so với máy chủ thông thường. Người dùng được lựa chọn 1 trong các phần mềm quản lý mail server chuyên nghiệp là Kerio và Zimbra. Đây là những phần mềm quản lý mail server tốt nhất hiện nay với khả năng tùy biến cao khi cài đặt, giao diện người dùng thân thiện, người dùng có thể dễ dàng cài đặt dịch vụ theo các yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Điểm khác biệt lớn nhất của dịch vụ email của chúng tôi so với các dịch vụ email thông thường nằm ở giải pháp SMTP mới với công nghệ ưu việt mà chúng tôi đang sử dụng. Giải pháp SMTP này là yếu tố rất quan trọng để tăng mức độ uy tín của các email gửi đi đối với các hệ thống chống SPAM. Hệ thống có SMTP dự phòng trong mọi trường hợp để đảm bảo việc gửi nhận email của khách hàng luôn được thông suốt…Đồng thời hệ thống mail server của khách hàng còn được hỗ trợ cài đặt đầy đủ các bản ghi DKIM, PTR, SPF (chứng thực người dùng) nhằm tăng độ uy tín của hệ thống. Bên cạnh đó chúng tôi cũng trợ giúp khách hàng cài đặt dịch vụ theo đặc thù riêng của từng doanh nghiệp. Ngoài hướng dẫn sử dụng, chúng tôi có khuyến cáo chi tiết cho người dùng, giúp người dùng tránh hoặc hạn chế được các hành động có thể gây ảnh hưởng không tốt cho hệ thống trong quá trình sử dụng. Đây chính là những yếu tố quan trọng trong giải pháp Email Server của VNPT IDC nhằm giảm tối đa chỉ số đánh giá SPAM của các hệ thống chống SPAM và đảm bảo tỷ lệ gửi email vào inbox của khách hàng lên tới 99% – điều mà các hệ thống email thông thường khó có thể đáp ứng được.